Politica de confidențialitate

Cine este operatorul datelor

Operatorul este COTTONMIND S.R.L., cu sediul social în Strada 1 Decembrie 1918, nr. 76, Pașcani, CUI 55075531. Clinica funcționează la Strada Dumbrava Roșie, nr. 28, Roman.

Pentru întrebări sau pentru exercitarea drepturilor privind datele personale ne poți scrie la contact@cottonmind.ro. La data prezentei informări, COTTONMIND S.R.L. nu are desemnat un responsabil cu protecția datelor.

Ce date putem prelucra

• Date de identificare și de contact, precum nume, telefon și e-mail;
• Informații necesare programării și administrării relației cu clinica;
• Date privind sănătatea pe care ni le comunici sau care sunt necesare furnizării serviciilor medicale;
• Conținutul mesajelor și istoricul comunicărilor prin e-mail, telefon sau WhatsApp;
• Date tehnice limitate, precum adresa IP, tipul browserului, marcaje temporale și jurnale de securitate.

Te rugăm să nu trimiți prin WhatsApp sau prin e-mail mai multe informații medicale decât sunt necesare pentru solicitarea ta.

Scopurile și temeiurile prelucrării

• Răspunsul la solicitări și efectuarea programărilor — demersuri la cererea ta înaintea încheierii unui contract sau executarea contractului, conform art. 6 alin. (1) lit. b) din RGPD;
• Furnizarea serviciilor medicale și gestionarea documentației medicale — art. 6 alin. (1) lit. b) și c), împreună cu art. 9 alin. (2) lit. h) din RGPD și obligațiile legale aplicabile domeniului medical;
• Îndeplinirea obligațiilor contabile, fiscale, profesionale și de raportare — art. 6 alin. (1) lit. c) din RGPD;
• Securitatea site-ului, prevenirea abuzurilor și apărarea drepturilor clinicii — interesul legitim prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. f) din RGPD;
• Comunicări promoționale, dacă vor exista — numai pe baza consimțământului, care poate fi retras oricând.

Datele privind sănătatea sunt date din categorii speciale și sunt prelucrate numai în condițiile legii, de persoane supuse obligației de confidențialitate profesională.

De unde provin datele

În principal, datele provin direct de la tine. În situațiile permise de lege, le putem primi de la reprezentantul legal, de la o persoană autorizată de tine, de la alți profesioniști medicali sau de la autorități. Dacă datele sunt obținute din altă sursă, vei primi informațiile cerute de lege, atunci când este cazul.

Cui putem divulga datele

Datele pot fi accesate, strict în limita necesară, de:

• Personalul autorizat și colaboratorii medicali ai clinicii;
• Furnizori contractați pentru găzduire, mentenanță IT, securitate, e-mail, comunicații, arhivare, contabilitate sau servicii juridice;
• Laboratoare, farmacii, alți furnizori medicali sau asigurători, atunci când serviciul solicitat ori legea impune acest lucru;
• Autorități publice, instanțe sau organisme profesionale, potrivit legii.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru sunt obligați contractual să le protejeze și să le utilizeze numai conform instrucțiunilor documentate.

Google Maps, WhatsApp și legături externe

Harta de pe pagina de contact este furnizată de Google Maps și se încarcă numai după ce alegi acest lucru. În acel moment, Google poate primi date tehnice, inclusiv adresa IP, și poate utiliza tehnologii proprii conform politicilor sale. Dacă ne contactezi prin WhatsApp, Meta și operatorii serviciului pot prelucra date despre comunicare potrivit propriilor politici.

Linkurile către rețele sociale nu transmit date către platformele respective înainte de a le accesa. Recomandăm consultarea politicilor furnizorilor înainte de utilizarea acestor servicii.

Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori tehnologici pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. În astfel de situații folosim un mecanism legal recunoscut de RGPD, precum o decizie de adecvare sau clauze contractuale standard, împreună cu măsuri suplimentare atunci când sunt necesare. Poți solicita informații despre garanțiile aplicate.

Cât timp păstrăm datele

• Solicitările care nu conduc la o programare — cel mult 12 luni de la ultima comunicare, dacă nu există un motiv legal pentru o păstrare mai lungă;
• Datele administrative, contractuale, contabile și fiscale — pe durata prevăzută de legislația aplicabilă;
• Documentația medicală — pe durata impusă de normele medicale și de obligațiile profesionale aplicabile;
• Datele folosite pentru marketing — până la retragerea consimțământului sau încetarea scopului;
• Jurnalele tehnice — doar pentru perioada necesară securității, diagnosticării incidentelor și obligațiilor furnizorului de găzduire.

La expirarea termenelor, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate atunci când legea impune păstrarea lor.

Drepturile tale

În condițiile RGPD, poți solicita accesul la date, rectificarea, ștergerea, restricționarea prelucrării, portabilitatea și te poți opune anumitor prelucrări. Îți poți retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii.

Unele drepturi pot fi limitate atunci când păstrarea ori prelucrarea datelor este cerută de lege, inclusiv în privința documentelor medicale. Vom răspunde, de regulă, în cel mult o lună; termenul poate fi prelungit cu până la două luni pentru solicitări complexe sau numeroase, caz în care te vom informa.

Pentru exercitarea drepturilor, scrie la contact@cottonmind.ro. Putem solicita informații rezonabile pentru confirmarea identității.

Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciezi că datele tale nu sunt prelucrate legal, te rugăm să ne contactezi mai întâi pentru a putea clarifica situația. Ai și dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal — Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, București, e-mail anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro.

Decizii automate și profilare

Cottonmind nu adoptă decizii cu efecte juridice sau similare bazate exclusiv pe prelucrare automată și nu realizează profilare automată în scop medical prin intermediul acestui site.

Securitate și confidențialitate medicală

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, precum controlul accesului, limitarea datelor, protejarea conturilor și verificarea furnizorilor. Accesul la informațiile medicale este limitat persoanelor care au nevoie de ele pentru atribuțiile lor și care sunt ținute de confidențialitate.

Actualizarea acestei politici

Putem actualiza informarea dacă se schimbă serviciile, furnizorii sau obligațiile legale. Versiunea curentă și data actualizării vor fi publicate întotdeauna pe această pagină.